Cómo beneficiarse de compartir libros de trabajo en Excel

Los libros de trabajo compartidos son una gran característica de Microsoft Excel. Debe configurar ‘libros de trabajo compartidos’ si se requiere la participación de muchas personas para completar un proyecto. Esta función le permite colaborar con otros miembros de su equipo de forma rápida y sencilla. En resumen, un libro de trabajo compartido está configurado para permitir que varios usuarios en una red puedan editarlo simultáneamente. De hecho, el equipo puede ver los datos al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que el jefe necesite conocer el estado de un proyecto. Muchas veces, si el mismo grupo trabaja en varios proyectos, es posible que también necesiten conocer el estado del progreso de otros.

¿Cómo se configura el libro de trabajo compartido? Una de las personas del equipo puede crear una plantilla o un libro de trabajo estándar donde se pueden ingresar datos de diferentes personas en función de su experiencia. En un escenario de operador turístico, una de las personas ingresará las tarifas aéreas, otra se hará cargo del alojamiento y otra más finalizará la visita turística local en un taxi o autobús. Una vez que se ha preparado el libro de trabajo con el formato adecuado, el libro de trabajo se guarda en una carpeta compartida en la red que luego está disponible para todos los que están trabajando en el proyecto.

Dado que algunas características de Excel se pueden usar o ver, pero no cambiar una vez que se comparte el libro, el autor del libro debe asegurarse de que características como validación de datos, gráficos, formatos condicionales, celdas combinadas, hipervínculos, escenarios, informes de tabla dinámica, protección de hojas y las macros se incorporan y configuran cuidadosamente antes de implementar el intercambio.

Ahora viene la parte interesante: si dos usuarios editan la misma celda en una hoja de trabajo de un libro de trabajo compartido, aparece una ventana de resolución de conflictos y puede decidir los cambios que desea aceptar. Además, cada vez que un miembro del equipo guarda el libro de trabajo compartido, recibe un aviso de actualización. También puede resaltar o realizar un seguimiento de los cambios automáticamente.

Como puede ver, trabaja en un libro de trabajo compartido como lo haría con cualquier libro de trabajo, con la principal ventaja de que el libro de trabajo compartido mejora la productividad del equipo al utilizar su experiencia en un proyecto y puede ver quién está trabajando en el libro de trabajo en cualquier momento. de tiempo.

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