Consejos para administrar su fuerza laboral de forma remota

Muchas personas ahora trabajan desde casa (FMH) el 100% del tiempo. Con suerte, si este es su caso, podrá mantener la productividad y mantener una actitud positiva durante la pandemia de COVID-19.

Si bien muchos de nosotros estamos acostumbrados a vivir la vida de un emprendedor desde una oficina en casa, todavía es un gran ajuste tener que aislarse y detener todas las interacciones cara a cara con compañeros de trabajo y clientes.

Le animo a que utilice este tiempo para observar más de cerca sus objetivos comerciales generales, centrarse en su salud (tanto física como mental) y en su cuidado personal, y disfrutar de un tiempo en familia en casa.

Creo que muchos propietarios de pequeñas empresas están teniendo que cambiar su estrategia de marketing, y lo que hacen cuando pasa el coronavirus podría verse bastante diferente de lo que hacían antes.

Quería compartir algunas herramientas tecnológicas útiles que pueden hacer su vida diaria de la FMH mucho más fácil.

Herramientas de comunicación en equipo

Esta es probablemente la decisión más importante que tendrá que tomar sobre un producto de la FMH. Su equipo necesita una herramienta confiable y fácil de usar que les permita enviar mensajes instantáneos a sus compañeros de trabajo. El adecuado para usted depende de las necesidades y desafíos de su negocio, el tamaño del equipo y el presupuesto.

1. Es posible que haya oído hablar de Slack. Esta herramienta le brinda la posibilidad de crear canales en torno a múltiples temas e invitar a usuarios. Desde ideas de contenido de marketing hasta tácticas de redes sociales y fotos de perros de oficina, su equipo puede crear canales relevantes para facilitar el chat y la colaboración.

También se integra con muchas herramientas útiles, incluido el Calendario de Outlook, Twitter, HubSpot y Salesforce, para que pueda ver lo que está sucediendo en todo momento directamente en la aplicación Slack (sin necesidad de hacer clic dentro y fuera de su calendario diario o feed de Twitter, por ejemplo). También hay MUCHOS emojis divertidos y creativos que puedes usar, lo que hace que la mensajería remota en un momento desafiante como este sea un poco más alegre.

2. Otra plataforma popular es Discord. Popular entre los jugadores, esta herramienta de voz, video y texto no es solo para hablar con compañeros de trabajo, sino para encontrar comunidades de ideas afines y nuevos amigos. Puede crear “servidores” y “canales” para temas específicos, de manera similar a como lo hace para los canales de Slack. Si bien Slack tiene más integraciones comerciales, Discord tiene canales de voz, por lo que puede chatear fácilmente con los miembros del equipo. Discord también te permite establecer roles y permisos de usuario.

3. Flock es una herramienta de comunicación en equipo basada en la nube con llamadas de audio y video, uso compartido de pantalla, chat de texto, integración con otras aplicaciones comerciales y más. Puede etiquetar a colegas en comentarios y listas de tareas, cargar documentos, imágenes y videos y establecer recordatorios y fechas de vencimiento. Se encuentran disponibles encuestas, compartir fragmentos de código y discusiones grupales, y se integra con otras aplicaciones como Trello, Github, Google Drive y Asana.

Herramientas de colaboración en equipo

Sus empleados deben poder compartir su trabajo, ya sea que estén creando una estrategia de marketing o editando un comunicado de prensa. A continuación, presentamos algunos que podrían adaptarse a las necesidades de su pequeña empresa.

1. G Suite es un producto de Google que se compone de productos, software y herramientas de colaboración, productividad y computación en la nube. En un conjunto de herramientas, ofrece correo electrónico, procesamiento de texto, hojas de cálculo, plataformas de presentación, calendarios compartidos, almacenamiento en la nube y más.

Puede comentar y hacer sugerencias sobre documentos específicos a través de Google Sheets y Docs, editar documentos en línea simultáneamente y colaborar en proyectos y documentos. Es fácil otorgar permisos a los usuarios para archivos específicos.

2. Evernote: esto es más que una aplicación para tomar notas. Evernote te ayuda a capturar, priorizar y compartir ideas, realizar un seguimiento de proyectos y listas de tareas pendientes. Lo encuentro muy útil para tomar notas, obviamente, pero también como una especie de “archivador digital” que simplifica la organización. Hay un paquete empresarial, básico y gratuito disponible.

Herramientas CRM

CRM significa “gestión de relaciones con el cliente” y las herramientas de CRM le ayudan con cosas como la gestión de clientes potenciales entrantes, seguimiento de ventas, seguimiento social y entrega de boletines electrónicos. Aquí hay tres a considerar:

1. MailChimp es una plataforma de marketing todo en uno con herramientas para crear de todo, desde correos electrónicos hasta postales. Tienen una gran selección de plantillas para elegir que luego pueden modificarse para adaptarse a su marca. Su interfaz intuitiva y sus informes completos son excelentes, pero las cosas pueden volverse caras a medida que aumenta su lista de suscriptores o la cantidad de correos electrónicos. Puede comparar sus diferentes planes en su sitio web.

2. Constant Contact siempre ha sido un gran rival con MailChimp para ser la marca en el marketing por correo electrónico. Es una gran empresa y una gran opción si Facebook es una gran parte de su estrategia de marketing online. Constant Contact tiene una opción de correo electrónico diseñada para que los usuarios puedan compartir fácilmente su boletín en Facebook.

Esta opción puede considerarse la más compatible con las redes sociales y tiene todas las características principales de las otras mencionadas. Si su marketing en línea involucra a Hootsuite (puede integrar esto en Hootsuite) y concentra sus esfuerzos en ganar tracción en las redes sociales, esta es una excelente herramienta de boletín para usted.

3. AWeber es una opción extremadamente popular y recomendada por muchas empresas de marketing profesionales. Le ofrece cinco planes para elegir y una larga lista de funciones, como campañas de marketing por correo electrónico ilimitadas, seguimientos, listas y respuestas automáticas.

Mucha gente cree que su plataforma Auto Responder es superior a otras empresas, lo que permite a las empresas automatizar el proceso de entrega de correos electrónicos personalizados a los clientes en un horario.

Herramientas de gestión de proyectos

Una herramienta de administración de tareas colaborativa permite que todos rastreen y administren todos sus proyectos. Piense en ello como un programador en línea, un administrador de tareas y una herramienta de colaboración para administrar los flujos de trabajo de su equipo.

1. Asana es una de las herramientas líderes y recibe muchos comentarios positivos. Permite a todos los miembros de su equipo seguir todo el flujo de trabajo de un proyecto en una sencilla herramienta visual. Siempre sabrá dónde está su equipo y quién es responsable de qué y cuándo.

Desde recordatorios diarios sobre una tarea pendiente, hasta la capacidad de agregar fácilmente colaboradores o asignar a los compañeros de equipo una subtarea de un proyecto, Asana hace que sea simple ver cómo se ven el día, la semana y el mes de todos (pero puedes cambiar las cosas fácilmente si los planes cambian).

2. Monday.com es una herramienta de gestión de equipos visual bastante simple e intuitiva (en realidad es una plataforma de gestión de proyectos). Ejecuta procesos, flujos de trabajo y proyectos en un espacio de trabajo digital. Visualmente, tiene el mismo aspecto que una colección de hojas de cálculo muy personalizadas, en las que cada miembro del equipo puede registrar sus tareas y actualizarlas con informes de estado y otra información relevante.

Eso significa que todas las personas pueden ver todas las tareas activas y contar con su progreso. Los miembros del equipo pueden trabajar en varios proyectos sin perderse utilizando la descripción general semanal del lunes. El flujo de trabajo se puede personalizar de la forma que desee para comunicar la prioridad, lo que se hizo, lo que no se hizo, etc. ¡Los diseños coloridos y los botones grandes tampoco hacen daño!

Herramientas de gestión de redes sociales

Muchas pequeñas empresas ya tendrán configurada una herramienta de gestión de redes sociales. Una herramienta de administración de redes sociales le permite administrar todas sus cuentas desde un panel, lo que le ahorra tiempo y frustración. Estas herramientas comparten su contenido en los mejores momentos posibles durante el día, para que sus seguidores y fans vean sus actualizaciones con más frecuencia. Es una forma más inteligente y eficiente de programar y compartir sus publicaciones en las redes sociales.

La mejor parte de estas herramientas es el sistema de análisis incorporado, que le dará una idea de lo que está funcionando bien y cuándo sus publicaciones en las redes sociales están teniendo el mayor impacto.

Aquí hay dos herramientas de gestión de redes sociales que utilizo personalmente:

1. Buffer muestra sus publicaciones y análisis programados (la profundidad de esos análisis depende del plan que elija). Muchos propietarios de pequeñas empresas eligen Buffer debido a su interfaz elegante y limpia que es fácil de entender para los principiantes.

2. Encuentro que si bien Buffer es ideal para las necesidades de redes sociales menos exigentes, Hootsuite es donde está si desea ver sus líneas de tiempo, respuestas y más en todas sus redes sociales.

Tanto Buffer como Hootsuite ofrecen planes gratuitos y de pago, por lo que siempre puede probarlos y ver cuál se adapta mejor a su pequeña empresa.

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Y aunque no es una herramienta que pueda usar toda su fuerza laboral, me gusta MoneyMinderOnline durante estos tiempos de incertidumbre. No solo le brinda un lugar para realizar un seguimiento de sus gastos, sino que también obtiene información sobre sus hábitos de gasto y puede mirar hacia el futuro para mejorar su flujo de efectivo, cancelar su deuda y comenzar a ahorrar para sus grandes objetivos.

Espero haberle dado una descripción general de algunas herramientas que ayudarán a impulsar la productividad y la moral de su equipo mientras todos trabajan desde casa. También puede beneficiarse de nuestro artículo sobre cómo impulsar la eficiencia empresarial en nuestro sitio web.

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