Gestión del tiempo y métricas

¿Sabes lo bien que administras el tiempo? ¿Tiene alguna forma de medir esto?

El mantra de la gestión moderna es “Si no se puede medir, no se puede gestionar”. ¿Se puede medir la habilidad de gestión del tiempo?

Una vez más, en el contexto de la gestión moderna, casi cualquier medida no puede funcionar. Necesitamos una métrica que nos ayude a determinar qué tan bien lo estamos haciendo y que nos ayude a mejorar. La métrica debe ser una sobre la que podamos establecer objetivos INTELIGENTES: específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos.

Ofrezco dos métricas y formas en las que se pueden utilizar mejor. Estos forman un subconjunto de mi conjunto de métricas “Bank Your Time”.

  1. La primera métrica relevante es la productividad, una medida del rendimiento o tareas por unidad de tiempo. Quizás se pregunte si esta es una buena métrica. Algunas tareas llevan más tiempo y otras menos. ¿Estaríamos comparando manzanas con manzanas o con naranjas? Hay dos partes para resolver este dilema. La primera es estimar cuánto tiempo debería llevar cada tarea. El segundo es dividir todas las tareas en partes de igual complejidad, de modo que tomen las mismas unidades de tiempo. A estas las llamo “unidades de trabajo por intervalo de tiempo”. Ahora, cuando compare las unidades de trabajo del intervalo de tiempo, estará comparando manzanas con manzanas. Por tanto, la productividad se mide en términos de unidades de trabajo por segmento de tiempo por unidad de tiempo. La advertencia aquí es que podría exagerar en la división de tareas. Fije un intervalo de tiempo apropiado, por ejemplo, 1/4, 1/3, 1/2 o 1 hora, y divida la tarea para que se ajuste a estas unidades. Así, si logras completar 20 unidades de trabajo por día de trabajo, esta es tu productividad.
  2. La segunda métrica relevante es la eficiencia. Entiendo que esto significa resultados por unidad de esfuerzo. Una vez más, esto puede parecer inapropiado a primera vista. Permítanme explicar esta métrica con cierto detalle. ¿Cómo se puede medir el esfuerzo? Mido esto en términos de unidades de trabajo, lo mismo que en la métrica anterior. Hasta aquí todo bien. ¿Qué hay de los resultados? Para esto, mire las estimaciones. La complejidad del resultado esperado se puede expresar en términos del número de unidades de intervalo de tiempo que se espera que tome la tarea. Por ejemplo, si se esperaba que una tarea tomara 20 unidades de intervalo de tiempo pero solo 18, tiene una eficiencia de 20/18. Si se esperaba que la tarea tomara 18 unidades de intervalo de tiempo, pero tomó hasta 20, tiene una eficiencia de 18/20.

Puede parecer que ambas medidas son iguales. Hay una pequeña diferencia entre ellos. Uno se expresa en términos de unidades de trabajo por unidades de tiempo, el otro es una relación de unidades de trabajo esperadas y unidades de trabajo reales. La diferencia, nuevamente, es que el primero analiza la productividad sin tener en cuenta las tareas reales, mientras que el segundo mide la eficiencia de cada tarea.

¿Cómo ayuda esto? Entre otras cosas, estas medidas lo ayudan a descubrir en qué tareas es bueno y en cuáles podría hacerlo mejor, y también a establecer objetivos personales para mejorar su productividad.

Como en cualquier otra cosa, el valor de las métricas está en cómo se utilizan.

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