¿Tiene estrés en la organización de la oficina? ¡Aquí hay 5 sencillos pasos para organizar una oficina!

Bueno, no se preocupe; Nos pasa a todos. Cuando dirige un negocio, uno de los mayores obstáculos a los que se enfrenta es el desorden y la desorganización de la oficina. Está tan ocupado administrando su negocio que ignora la necesidad de organizar su oficina y despejarla.

Entonces, cuando te das cuenta, la tarea puede parecer tan abrumadora y consumir mucho tiempo; esa resistencia se establece. Y, precisamente lo que necesita hacer para simplificar su vida y hacer que sea más fácil administrar su negocio queda relegado a un segundo plano … ¡una vez más!

La organización es una de las primeras cosas que debe hacer el propietario de una empresa. Y, sin embargo, a menudo es una de las “últimas” cosas que hacen; y luego suele ser por necesidad y frustración.

Entonces, para ayudar a salvar su cordura y poner orden en el caos, aquí hay algunas ideas fáciles de implementar para ayudarlo a organizar su oficina y controlar el desorden … también conocido como tu oficina!

1. Primero, ordena tu escritorio.

Haga pilas separadas de artículos y papeles relacionados: es decir, recibos, informes, cartas, etc. Es posible que desee comprar algunas de esas pequeñas ‘cestas de alambre o plástico’ para contener las pilas en su tienda local de suministros de oficina, Target o Walmart.

De lo contrario, las pilas pueden caer o los papeles pueden volar si no están cargados, lo que significa que pronto volverán a ser un “desastre”.

2. ¿Cómo es su sistema de archivo? por lo menos tienes uno?

Todo lo que pueda presentar fácil y rápidamente debe hacerlo de inmediato. Use carpetas de manila, escriba la ‘descripción general’ de lo que hay en la carpeta (es decir, recibos, facturas a pagar, notas, cartas, etc.) en la pestaña y péguelas en ella en lugar de colocarlas. Notarás una mejora inmediata en el espacio que te rodea.

3. Una alternativa a las carpetas manila es utilizar sobres o protectores de hojas para organizarlos.

Etiquete siempre las carpetas para que sepa qué hay en ellas. Una vez hecho esto, puede desglosarlos aún más a medida que vea la necesidad de tener más categorías.

Por ejemplo, la carpeta de facturas para pagar podría convertirse en las carpetas de servicios públicos, tarjetas de crédito, servicios, gastos de niños, etc. Las categorías se volverán obvias a medida que trabaje con ellas.

Asegúrese de separar sus documentos personales de sus documentos comerciales. ¡Se alegrará de haber llegado a la época de impuestos!

4. ¡Correo postal!

Primero, ‘deshazte de la basura’! A menos que sea un cortador de cupones, o tenga un interés real en un volante en particular … simplemente arroje el correo basura cuando llegue. Clasifique su correo mientras está parado cerca de la papelera. Luego, coloque el correo que desea ver en una ‘bandeja de entrada’ en su escritorio.

Nuevamente, use una canasta o recipiente de algún tipo para mantenerlo todo junto. Luego, programe una hora para revisar el correo durante el día, como después de las horas de trabajo productivas. Asegúrese de limpiarlo al menos una vez a la semana.

5. Contrata a un asistente … ¡oa tus hijos!

Este sencillo método de organización le ayudará a contener y mantener el desorden, y también facilitará la delegación de estas tareas a un asistente. Si no tiene un asistente, considere contratar uno incluso a tiempo parcial.

¡O contrate a uno de sus hijos u otro miembro de la familia! Esta es una excelente manera de obtener un servicio económico y comenzar a enseñarles habilidades de organización. Y … es posible que pueda usarlos como una deducción de impuestos. (Consulte con su contador sobre esto y cómo configurarlo).

La conclusión es la siguiente: cuanto antes ceda y organice su oficina, mejor. Se sentirá mejor, será más eficaz y le llevará menos tiempo localizar documentos e información cuando los necesite. Cuanto más espere, más tardará en hacerlo.

Entrar en una oficina desordenada y desordenada crea estrés porque su mente subconsciente también reacciona a la confusión. Si tienes la sensación de querer huir cuando entras a tu oficina, es realmente tu mente subconsciente resistiendo el caos … esa es la sensación de estrés que fluye por tu cuerpo cada vez que entras a tu oficina.

¡La resistencia es inútil! Muerde la bala y hágalo, o contrate a alguien para que lo haga por usted. Estaras contento de haberlo hecho. ¡Y será una ‘tarea pendiente’ más que puede tachar de su lista!

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