Una hoja de tiempo ideal

Una hoja de tiempo ideal es aquella que puede ocultar todas las funcionalidades complejas y proporcionar una interfaz gráfica de usuario (GUI) elegante a los empleados para que ingresen los detalles de su marcación. La GUI debe ser de tal manera que incluso un lego con conocimientos limitados pueda descifrar qué se debe ingresar, cómo y dónde.

La hoja de tiempo ideal debería proporcionar a la organización la capacidad de personalizarla de acuerdo con sus necesidades y requisitos; sin embargo, al mismo tiempo realiza todos los cálculos complejos por sí mismo y pide a los empleados que llenen solo los campos obligatorios. No solo debe poder incorporar todas las leyes del condado, estatales y centrales de vez en cuando, sino que también debe proporcionar al empleado horarios actualizados para marcar IN / OUT después de tener en cuenta el horario de verano.

Una hoja de tiempo, que puede ser utilizada por todos los empleados que se encuentran en diferentes zonas horarias y puede saludar a los empleados mientras hacen IN / OUT con un mensaje personalizado, es sorprendente. Los empleados pueden marcar IN / OUT mientras escriben el motivo del mismo; si es que hay algo más que decir mientras se comunica con sus superiores, la hoja de tiempo ideal proporciona a los empleados la facilidad de correo con solo hacer clic en un botón.

Las organizaciones tienen empleados que trabajan en diferentes turnos, que abarcan diferentes horarios en un período de 24 horas. Calcular estos turnos diferentes cuando caen en dos fechas diferentes, manualmente, es un infierno. Pero, la hoja de tiempo ideal puede hacer eso en un santiamén. Incluso proporciona al empleado un calendario para marcar días festivos personalizados e implementar el mismo en toda la organización en diferentes zonas horarias.

Calcular las deducciones de almuerzo / pausa para todos y cada uno de los empleados es una tarea aburrida. En una sola organización, todos y cada uno de los departamentos pueden seguir diferentes horarios de almuerzo / pausa. Y hay excepciones como, algunos empleados se toman un descanso en un solo día y no el otro día. Calcular manualmente todos estos tiempos es una pesadilla. Una hoja de tiempo ideal, que rastrea todos los almuerzos / pausas y brinda una opción para calcular todos estos tiempos en el fondo de la GUI sin pedir / tomar demasiados recursos, es un sello apreciado.

¿Qué sucede si una hoja de horas le brinda la opción de enviar automáticamente todas las hojas de horas de los empleados a una hora preprogramada y enviar correos electrónicos a todas las partes interesadas al mismo tiempo detallando lo mismo? ¡¡Viva!! ¡Esto es lo que quieren todas las organizaciones! Una hoja de horas ideal debería incluir este tipo de función. De forma manual, el aprobador no puede verificar si todos los empleados han enviado su hoja de horas para la aprobación o no. También lleva mucho tiempo por parte del aprobador verificar lo mismo. No solo eso, enviar correos electrónicos para todas las hojas de horas aprobadas y rechazadas nuevamente es una pesadilla.

Los empleados, en una organización, trabajan para diferentes departamentos según su habilidad. Las organizaciones pagan diferentes cantidades como salario por hora a todos y cada uno de los empleados por el trabajo que realizan. Pero, rastrear qué empleado trabajó para un departamento en particular y hasta qué hora es una tarea hercúlea. Una hoja de tiempo ideal alivia toda esta complejidad y simplemente proporciona la salida correcta en un formato de informe dependiendo de la entrada proporcionada.

Debido a la complejidad involucrada en el cálculo de los horarios de los turnos, los horarios de los descansos y almuerzos, etc., la hoja de tiempo ideal proporciona toda la lógica comercial para calcular las horas extra, el diferencial de turno, etc. para el empleado con solo hacer clic en un botón. Todos estos cálculos ocurren detrás de las pantallas sin el conocimiento del empleado. Pero el empleado puede enviar un resultado calculado a sus aprobadores sin siquiera pensar en la lógica adoptada para calcular sus datos de perforación.

Hoy en día, los datos han adquirido un papel importante ya sea para el cálculo o para el propósito de análisis. Para una aplicación de hoja de tiempo basada en la web, los datos deben cifrarse mientras se transfieren desde el escritorio a los servidores de datos utilizando las estrategias de cifrado más sofisticadas y complejas. La hoja de tiempo ideal debe proporcionar el protocolo “https:” para fines de autenticación y cifrado.

En general, las hojas de tiempo son imprescindibles para que todas las organizaciones pequeñas y grandes realicen un seguimiento de los datos de marcación de sus empleados. Pero el software de hojas de tiempo disponible en forma de paquetes de software / etc / listos para usar (OTS) contiene todas las características que una organización típica necesita es una cuestión crítica. Para las necesidades siempre cambiantes de una organización, un producto flexible que se cambie a sí mismo de acuerdo con las necesidades y requisitos de la organización es un producto de hoja de tiempo ideal. Este tipo de flexibilidad solo puede ser posible con un modelo de entrega basado en SaaS.

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